Niszczenie dokumentów firmowych z wielu powodów wymaga szczególnej troski i dbałości. Skuteczna utylizacja dokumentów jest w świetle prawa obowiązkiem podmiotu, który gromadzi i przetwarza dane, np. dane osobowe. Ponadto niszczenie dokumentacji księgowej czy dokumentów poufnych to najlepsza metoda, by informacje w nich zawarte nie przedostały się do obiegu i nie trafiły do rąk przestępców czy nieuczciwej konkurencji. Na czym w praktyce polega skuteczna utylizacja dokumentów i jak ją zorganizować? Dlaczego niszczenie dokumentów jest dla firmy tak ważne?

Dlaczego profesjonalne niszczenie dokumentów leży w interesie firmy?

Niszczenie dokumentów poufnych jest przede wszystkim jedyną legalną drogą pozbycia się niepotrzebnej już dokumentacji zgromadzonej w firmie. Ponieważ zarówno w dużych przedsiębiorstwach, jak i małych firmach w obiegu funkcjonuje mnóstwo dokumentów zawierających dane chronione prawem (dane klientów, kandydatów do pracy, pracowników itp.), każdy prowadzący działalność musi zadbać o ich trwałe i nieodwracalne zniszczenie. Za niedopełnienie tego obowiązku grożą surowe kary oraz, jak pokazuje praktyka, wyciek danych może mieć poważne, różnorodne i długofalowe skutki, a kłopoty wizerunkowe są tylko jedną z możliwych przykrych jego konsekwencji. Co więcej, dokumenty poufne, np. zawierające strategiczne plany czy dane finansowe przedsiębiorstwa, pod żadnym pozorem i z oczywistych względów nie powinny krążyć bez kontroli poza firmą. Skuteczna utylizacja dokumentów nie jest jednak zadaniem łatwym, ponieważ, by dobrze i zgodnie z prawem zniszczyć dokumenty nie wystarczy niszczarka. Z całą pewnością większość firm nie dysponuje też sprzętem ani odpowiednią wiedzą, by we własnym zakresie niszczyć dokumenty cyfrowe, dyski i inne nośniki danych. Jedynym racjonalnym sposobem na skuteczne i legalne pozbycie się archiwalnych danych jest profesjonalne niszczenie dokumentów poufnych, rozumiane jako usługa realizowana przez specjalistów dysponujących odpowiednim sprzętem, wiedzą i wykwalifikowaną kadrą.

Jak wygląda fachowa utylizacja dokumentów?

Niszczenie dokumentów poufnych wymaga sprawdzonego partnera, który jest w stanie zagwarantować nie tylko ochronę danych na każdym etapie realizacji usługi, ale też zgodność wszystkich działań z aktualnie obowiązującymi przepisami. Firma, która oferuje profesjonalne niszczenie dokumentów, powinna też działać na odpowiednim certyfikowanym sprzęcie i finalnie potwierdzić zniszczenie danych właściwym dokumentem. Jak powinna wyglądać skuteczna i profesjonalna utylizacja nośników danych i dokumentów, warto sprawdzić, zapoznając się ze szczegółami usługi realizowanej przez Stena Recycling, działającej w Polsce i Europie firmy zarządzającej odpadami wyznaczającej trendy nie tylko w branży odpadowej, ale i w obszarze legalnej, nowocześnie prowadzonej i dodatkowo przyjaznej środowisku utylizacji dokumentów. Niszczenie dokumentacji w Stena Recycling przebiega według ściśle określonej procedury, która zapewnia bezpieczeństwo danych (m.in. poprzez zastosowane środki ochrony w czasie transportu dokumentów do miejsca ich utylizacji) oraz pełną kontrolę nad tym, co dzieje się w danym momencie z poufnymi materiałami. Firma zlecająca niszczenie dokumentów może w każdej chwili sprawdzić, kto ma dostęp do dokumentów i nośników, utylizacja dokumentów jest rejestrowana sprzętem video, a pomieszczenie, gdzie niszczy się materiały, jest niedostępne dla osób postronnych i monitorowane. Nad przebiegiem całego przedsięwzięcia oraz obiegiem dokumentów związanych z realizacją usługi czuwa też wyznaczony przez Stena Recycling pełnomocnik ds. ochrony danych, a legalną i trwałą utylizację danych potwierdza wydany przez Stena Recycling protokół. Więcej informacji na temat niszczenia dokumentów w Stena Recycling można odnaleźć na stronie z opisem usługi.